Журнал топливных карт

Содержание

Журнал учета выдачи и приема топливных карт

Зачем нужен журнал

Как это работает

Как оформить журнал учета

Журнал учета выдачи топливных карт: образец

Бухгалтерские проводки по движению топливных карт

Журнал учета выдачи и приема топливных карт

Топливные карточки (ТК) помогают контролировать расход ГСМ, а также удобно вести бухгалтерскую отчетность. Чтобы ничего не упустить, можно завести внутренний документ компании — журнал учета топливных карт.

В статье расскажем, как правильно его заполнить, приложим образец.

Зачем нужен журнал

Основная задача этого документа — контроль полученных водителями ТК. Чтобы они не потерялись, были закреплены за ответственными лицами, всю информацию заносят в эту регистрационную книгу.

Ведение учета топлива нужно документально оформлять, чтобы потом возвращать часть НДС при подаче расходов в налоговую.

Как это работает

После подписания договора между оператором сервиса и юридическим лицом последнему выдают пластиковые карты с микрочипом для оплаты ГСМ, использования других сервисов на заправках. ТК позволяет держателю покупать от имени организации горючее. 

Благодаря этому можно контролировать расходы топлива на каждую поездку или ежемесячно. 

Как оформить журнал учета

Сейчас нет обязательной формы заполнения книги выдачи топливных карт. Ее можно сделать в бумажном или электронном виде. В документе нужно отразить следующую информацию:

• дата, когда выдали платежное средство;

• номер карточки;

• Ф. И. О. бухгалтера или сотрудника, который ее выдает, подпись;

• Ф. И. О. водителя или другого лица, кто будет пользоваться платежным средством, подпись;

• дата возврата карточки.

Кроме этого, можно добавить информацию об автомобиле (госномер, марка), лимите на заправку, виде топлива, сведениях о поставщике.

Журнал учета выдачи топливных карт: образец

Если автопарк большой, лучше закрепить карточку за водителем, который постоянно пользуется конкретным автомобилем. Это будет эффективнее, чем ежедневно делать выдачу и сбор платежных средств.

Оптимально — забирать ТК перед отпуском, увольнением, на период длительного отсутствия.

Для правильного оформления книги выдачи топливных карт образец разместили ниже. 

Бухгалтерские проводки по движению топливных карт

Регистрация операций по ТК зависит от условий договора между поставщиком горючего и юрлицом. Если карточка для топлива залоговая, то создают забалансовый счет 015 «Топливные карты». Если эмитенту не надо возвращать карточку, то ее стоимость списывают как затраты. 

Таблица 1. Бухгалтерские проводки по субсчету 015

Ежемесячные расходы на топливо и его списание указывают в разделе «Производственные запасы», статье «Материалы», счет 10 или списывают в течение месяца по «Методическим указаниям». Для этого руководствуются Приказом Минфина России № 119н. от 28 декабря 2001 года.

Благодаря картам от компании «ППР» вам не придется беспокоиться о бухгалтерской отчетности, возврате НДС. Все операции, расходы будут видны в личном кабинете.

Чтобы заказать ТК, оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру горячей линии.