Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2024 году

Содержание

Кто может воспользоваться возмещением расходов
В каком размере выплачивают компенсации за использование личных автомобилей в 2024 году
Как оформить получение выплаты
Нужно ли платить налоги с компенсаций за личный транспорт
Как рассчитать размер выплаты
Аренда транспорта работника

Кто может воспользоваться возмещением расходов

Право компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках получают работники, у которых есть трудовой договор о сотрудничестве с компанией. Они могут отправляться в командировки или применять авто и мотоциклы для целей работодателя — передвигаться между офисами клиентов или различными объектами.

Среди таких работников: торговые представители, менеджеры по продажам, курьеры, инженеры. Иногда деньги за использование личного транспорта возмещают административным сотрудникам и руководителям, которые ездят на совещания и встречаются с партнёрами.

В каком размере выплачивают компенсации за использование личных автомобилей в 2024 году

Определение денежных выплат за эксплуатацию транспортных средств регламентирует Трудовой кодекс России, а точнее — статья 164. А в статье 188 указано, что сотрудник получает право на возмещение за износ или амортизацию, применение материалов и технических средств в рабочих целях. В каком размере будут компенсации за пользование личным имуществом, оговаривают индивидуально и закрепляют письменно подписью руководителя.

А Гражданский кодекс, статья 1068 регламентирует возмещение убытков во время выполнения рабочих обязанностей. Сюда входят горюче-смазочные материалы, включая бензин или дизельное топливо.

С апреля 2024 года Правительство РФ ввело новые нормативы на месяц.

• Если объем двигателя машины до двух литров — 2400 руб.

• Для транспортных средств с объемом свыше двух литров — 3000 руб.

• При эксплуатации мотоцикла — 1200 руб. 

Выплаты должны покрывать расход бензина, затраты на ремонтные работы и амортизацию. Компенсации за использование личных автомобилей в служебных вопросах не выплачивают за периоды, когда машину не эксплуатируют.

Как оформить получение выплаты

Для получения компенсации за пользование личным транспортным средством работнику нужно написать заявление, приложить документы на машину и дождаться положительного решения руководства. После оформления приказа следует подписать ещё одно соглашение, где указаны размеры и порядок выплаты.

Владелец компании принимает решение с учётом производственной необходимости и финансовых возможностей. Для этого утверждают способ нормирования. Списание ресурсов может проходить по нормам, утверждённым Министерством транспорта, или по собственным методикам.

Для этого могут запросить технические характеристики авто. Но часто нормативы не соответствуют фактическим данным. Альтернативный способ расчета — контрольные замеры. В пустой бак заливают определённое количество бензина и выпускают работника на машине на маршрут.

Комиссия фиксирует данные до и после окончания поездки. Исследование повторяют в разных условиях и учитывают простой с включённым двигателем. Количество топлива делят на расстояние, что даёт достоверные результаты о расходе горючего. Данные по учёту и контролю вносят в ведомость, которую утверждает руководитель компании.

Нужно ли платить налоги с компенсаций за личный транспорт

Налоговый кодекс России содержит статью 422, где говорится об отсутствии взносов в ФСС, ФОМС и ПФР, если выплата находится в пределах установленных лимитов. Тогда компенсации за использование личного средства передвижения не включают в базу для начисления налога.

Возмещение средств сверх норматива подлежит налогообложению. Это касается и тех ситуаций, когда эксплуатируют авто, которое не является собственностью работника. В этом случае полностью вся сумма облагается НДФЛ.

Чтобы подтвердить затраты на использование личных автомобилей, нужны такие документы:

• путевые листы с указанием всего маршрута, целей, даты и времени поездки;

• чеки с датами приобретения топлива, названием АЗС и указанием стоимости горючего;

• отчётная документация, когда использование личного транспорта производили с конкретными служебными целями.

Подача перечисленной документации в отдел бухгалтерии компании проводится в конце отчётного периода. Зачастую это конец месяца или другой срок, установленный  работодателем. При несоблюдении этих указаний бывают задержки в возмещении компенсации за использование личного ТС.

Как рассчитать размер выплаты

Размер компенсации за использование личных автомобилей обычно рассчитывают на основании норматива — от 2400 до 3000 рублей. Также учитывают, сколько дней по факту эксплуатировали машину в конкретном месяце. И нужно подтверждение расходов на ГСМ. Итог не должен превышать норматив, иначе возникают налоговые последствия.

Метод подсчёта суммы за использование личных автомобилей включает данные:

• полностью всю пройденную дистанцию из путевых листов;

• нормы потребления горючего на основании паспортных данных или исследований в реальных условиях;

• среднюю цену за топливо на момент отчёта.

Далее используют формулу.

Выплата = Пробег×Расход бензина×Цена

Применение такого способа подсчёта помогает получить реальные данные о затратах и выплатить соответствующие компенсации за использование личного средства перемещения. 

Аренда транспорта работника

Владелец компании может не компенсировать использование в служебных целях машины сотрудника, а арендовать её. Существует два варианта — договор аренды имущества у работника с экипажем или без него. В первой ситуации работник сам управляет машиной, во втором — за руль садится уполномоченный работодателем человек.

Оформление договора невозможно без акта приема-передачи. Если транспортное средство арендуется с экипажем, вопросы ремонта машины ложатся на самого работника. Если работодатель арендует только имущество, тогда за ремонт платит он.

Размеры платы за использование транспорта согласовывают стороны. При наличии документов можно компенсировать расходы на содержание и страхование машины. Если по договору нужно оплачивать услуги работника, то на них тоже начисляют налоги.