Анализ затрат на содержание служебного автотранспорта: от мойки до техобслуживания
Обозначим основные виды расходов:
- На мойку автомобилей. В соответствии со ст. 264 НК РФ эту группу можно учесть в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль организации (письмо Минфина № 03-03-04/1/530 от 20.06.2006 г.). Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они реально возникли (независимо от факта оплаты).
- На техническое обслуживание. Включаются в расходы на содержание автопарка. При этом затраты на материалы или запасные части можно учесть в прочих или материальных расходах (ст. 264 НК РФ).
- На парковку. Эти расходы учитываются в том отчетном периоде, в котором они фактически возникли.
- На сигнализацию. Эта группа учитывается в составе прочих или материальных расходов в том периоде, в котором был подписан первичный документ на установку сигнализации.
Другие группы расходов также учитываются при наличии подтверждающих документов и обоснования, например, затраты на платные дороги можно отразить, если сотрудник отправлялся в командировку на служебном авто
Рационализация расходов на мойку служебных автомобилей через корпоративные карты
Использование корпоративных карт для оплаты услуг мойки является оправданным решением. У такого инструмента есть весомые преимущества:
- Удобство. Водителям больше не нужно выдавать подотчетные суммы на их личные банковские карты или наличными. Это позволяет упростить документооборот, что приведет к снижению трудозатрат бухгалтера.
- Экономия. При переводе подотчетных средств на дебетовые карты сотрудников или снятии денег наличными с расчетного счета в большинстве случаев взимается комиссия. При использовании корпоративных карт достаточно установить лимиты через интернет-банк, так как этот инструмент привязан к счету.
- Дополнительные выгоды. По корпоративным картам начисляются баллы и кэшбэк, который можно обменять на рубли или иные привилегии, в том числе на определенные бесплатные услуги или скидки.
- Возможность контроля за расходами. По всем картам доступна аналитика в личном кабинете. Можно отследить расходы на мойку авто каждым водителем и использовать полученные данные для разработки оптимизационных мероприятий.
Документальное оформление затрат на мойку для учета в бухгалтерии
В соответствии с ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года все хозяйственные операции должны быть документально подтверждены. Форма первичных документов определяется руководителем или лицом, ответственным за бухучет. Такие документы должны иметь обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- порядковый номер;
- дату составления;
- описание хозяйственной операции, например, оплата мойки или предоставление услуг;
- единицу измерения или денежный эквивалент;
- сведения о должностном лице.
Расходы на мойку относятся к издержкам по основному виду деятельности. В случае безналичной оплаты (через корпоративные карты) или расчетный счет в конце отчетного периода между поставщиком услуг и организацией подписывается акт. При наличном расчете необходимо предоставить кассовый или товарный чек с отметкой о том, что деньги приняты.
Итак, безналичная оплата существенно упрощает процесс взаиморасчетов между сторонами сделки и минимизирует затраты на ведение бухгалтерского или налогового учета.
Нормирование расходов на мойку: как корпоративные карты упрощают процесс
Нормы расходов не закреплены на законодательном уровне. Их значения устанавливаются внутренними документами организации.
Использование корпоративных карт позволяет получить реальные аналитические данные по затратам на мойку каждого авто для утверждения рационального бюджета. В зависимости от маршрута и типа перевозимого груза количество экспресс-моек и «расширенных» моек может различаться.
Для закрепления нормативов необходимо:
- проанализировать затраты на мойки за последние 3-6 месяцев (в зависимости от характера использования транспортного средства);
- определить средний уровень цен на услугу;
- построить карт моек партнеров, предоставляющих привилегии в рамках программы лояльности;
- рассчитать совокупные расходы по каждому авто;
- с учетом уравнения регрессии определить нормативы по расходам на данную статью.
При использовании комплексных решений по содержанию автопарка расчет нормативов и предоставление рекомендаций по оптимизации расходов осуществляются автоматически.
Шаги к снижению издержек на мойку автомобилей в корпоративном автопарке
Для рационализации затрат на мойку корпоративных транспортных средств рекомендуем:
- Заключить договор на комплексное сопровождение. В частности, через сервис «ППР» можно получить доступ к более 1000 моек на территории РФ с собственной программой лояльности и качественными услугами.
- Выпустить корпоративные карты для водителей с целью упрощения ведения учета и документооборота. При использовании безналичных платежей снижается риск фальсификации со стороны сотрудников.
- Разработать собственные нормативы по затратам на мойку с учетом характера использования авто, регулярности и иных параметров.
- Установить периодичность мойки и закрепить внутренними документами. Важно точно разграничивать обязательную (сезонную) мойку и экспресс-услугу, необходимую для поддержания чистоты авто.
- Загрузить мобильные приложения для контроля за доступностью бюджета, подбора мойки на пути следования или отслеживания начисленных бонусов и привилегий.