Приказ о закреплении топливных карт за водителями

Содержание

Приказ о закреплении топливных карт за водителями

Как правильно передать карту

Для чего составляют приказ о закреплении топливных карт

Содержание приказа

Ответственность водителя

Распоряжение о выдаче топливных карточек работникам — важный документ, который упрощает работу бухгалтерии, позволяет следить за тем, сколько топлива использует каждый из водителей. Это также дает возможность легче управлять расходами на топливо. 

В статье — подробно о том, как составить приказ по топливным картам.

Как правильно передать карту 

Закрепить топливную карту за сотрудником можно двумя способами:

• По акту приема-передачи. Работник, который заправляет автомобиль, составляет индивидуальный акт с указанием данных карточки, Ф. И. О. водителя и другой информации. Однако у этого метода есть свой недостаток, так как он требует оформления акта для каждой топливной карточки и с каждым работником, который использует ее.

• По распоряжению руководителя. В этом случае выдается соответствующий приказ о закреплении карточки за определенным человеком. Этот метод удобен для предприятий с большим числом сотрудников, которые пользуются машинами. В случае отсутствия отдельного приказа о лимитах использования карточек их можно также установить в этом документе в соответствии с потребностями компании.

Документ оформляют после того, как карту для ИП передадут ответственному лицу. 

Для чего составляют приказ о закреплении топливных карт

Ранее расчет за топливо проводили по следующему алгоритму:

1. Водитель подавал заявление на получение средств для топлива.

2. Покупал горючее.

3. Составлял отчет и предоставлял чеки.

Такая система открывала возможности для искажения фактических расходов. Водители могли использовать служебные машины вне рабочих задач и заправлять их за счет работодателя. Однако сегодня эту проблему исправили: в бухгалтерии полностью контролируют обороты топлива через топливные карты, образец которых будет ниже.

Важно выдать работникам положение о топливных картах и ознакомить их с новыми правилами учета горючего. Подписав соответствующий документ, они соглашаются работать по новому подходу. После этого в трудовой договор вносят правки о закреплении топливной карты, указывают обязанности или заключают допсоглашение.

Составить приказ о закреплении топливной карты за водителем важно для установления четких правил и обязательств, которые обеспечивают контроль над ее использованием и соблюдение стандартов компании.

Содержание приказа

Составляя приказ, следует указать:

• Название организации.

• Должность и Ф. И. О. лица, которому выдают платежный инструмент.

• Должность и Ф. И. О. лица, который выдает карточку.

• Номер и дату приказа.

• Данные карточки (ее номер, дату выдачи и срок действия).

• Правила и условия пользования топливной карточкой.

• Обязанности и ответственность лица, которому выдали платежный инструмент.

• Подписи лиц, которые участвовали в выдаче и получении карточки.

• Другие дополнительные данные, которые могут потребоваться (зависят от внутренних правил и процедур компании).

Убедитесь, что документ составлен в соответствии с законодательством и внутренними правилами вашей организации. Он должен быть ясным и подробным, чтобы обеспечить четкое понимание правил и обязательств водителя. В этом поможет образец.

Приказ на топливные карты сотрудникам — образец, как заполнять документ.

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам — образец для заполнения.

Ответственность водителя

Во время пользования карточкой на водителя возлагается следующая ответственность: 

• Соблюдение установленных правил и ограничений. Они включают в себя ограничения по объему и месту заправки топлива.

• Обеспечение безопасности карточки и ее PIN-кода.

• Использование карточки только в рамках целей, для которых ее выдали. Может включать в себя использование топлива исключительно для служебных поездок.

• Своевременно сообщать о проблемах. Водитель должен информировать компанию о любых проблемах или утере карточки.

• За злоупотребление. В случае злоупотребления или нарушения правил использования нарушитель может нести ответственность перед компанией, включая возможные дисциплинарные меры или штрафы.

Сотрудники будут более внимательными и дисциплинированными, что обеспечит эффективное управление расходами на топливо. Дополнительные плюсы — можно возмещать НДС, контролировать все траты онлайн, получать отчетные документы для налоговой.