Автоматизация процессов в комплексном управлении автопарком: сокращение операционных издержек и повышение эффективности

Ключевые процессы в управлении автопарком

Автопарк предприятия может состоять из большого количества машин. Управление даже несколькими авто требует определенных знаний и навыков. Одной из стратегических задач выступает создание эффективной системы, позволяющей быстро и оперативно отслеживать состояние транспортных средств, их пробег, рациональность расхода топлива, стиль вождения водителей и другие важные параметры.

Эффективное управление автопарком предусматривает использование современных инструментов и программ: GPS-мониторинга, телематических устройств, систем управления топливом и т.д.

Все процессы можно отслеживать отдельно, но в этом случае необоснованно возрастают трудозатраты сотрудников (большое количество программ, неудобно анализировать показатели в режиме онлайн и т.д.). Рациональным вариантом выступает объединение всех процессов через единый сервис. Данные поступают из различных источников, интерпретируются. На основании полученных сведений можно сформировать реальную картину функционирования транспортных средств.

Среди ключевых процессов управления автопарком можно выделить следующие:

• Оптимизацию маршрутов. Построение оптимального маршрута позволяет сэкономить на топливе, увеличивает скорость доставки груза или пассажиров, повышает конкурентоспособность бизнеса. Отдельного внимания заслуживает организация исполнения заказов.
• Мониторинг технического состояния транспорта. Недопустимы пропуски сезонного технического обслуживания, использование некачественных шин или наличие неисправностей.
• Контроль за стилем вождения водителей. Это важная задача, так как штрафы оплачивает владелец автопарка (юридическое лицо). От стиля вождения также зависит расход топлива, износ деталей и агрегатов.
• Расчет нормативов потребления топлива. Данный показатель зависит от типа авто, пробега, перевозимого груза, стиля вождения и т.д.
• Своевременная оплата штрафов. Просроченные штрафы ГИБДД негативно влияют на деловую репутацию и могут привести к дополнительным издержкам (если будет инициировано исполнительное производство).
• Мониторинг хищения и несанкционированного использования топлива, также подбор альтернативных вариантов, например, использование природного газа.
• Продление полисов ОСАГО и КАСКО, актуализация договоров аренды и т.д.

Снижение рисков и оперативный контроль

У каждого предприятия, имеющего свой автопарк, есть следующие риски:

• Нецелевое расходование топлива. Более 50% транспортных издержек представлены расходами на топливо. Водитель может использовать автомобиль для своих личных нужд и, чтобы скрыть нарушение от работодателя, накрутить пробег по одометру. В результате возрастает и расход топлива, и затраты на техническое обслуживание (компания ориентируется на неправильные данные). В качестве инструмента оперативного контроля здесь может выступать установка датчиков.
• Неэффективное использование автопарка. Необходимо точно распределить нагрузку между всеми машинами, чтобы исключить простой и увеличить их пробег.
• Несоблюдение скоростного режима. Превышение скорости является частой причиной получения штрафов ГИБДД. Для дисциплинирования водителей можно установить специальные системы мониторинга и своевременно реагировать на возникающие правонарушения.
• Агрессивный стиль вождения (резкие разгоны и торможение). В этом случае расходы даже нового авто в первый год работы составляют до 6% от валовой прибыли компании (при бережном вождении редко превышают 3%). Здесь можно применить телеметрию, которая позволит отследить опасные маневры каждым водителем.
• Перегрузки. Штрафы за превышение допустимого уровня нагрузки достаточно высоки (от 150 тысяч рублей), поэтому предприятия практикуют неполную загрузку, что приводит к упущенной выгоде. Для обеспечения оптимальной загрузки машин можно использовать программное обеспечение и телематику.

Сокращение издержек и оптимизация процессов

Для минимизации издержек можно внедрить на постоянной основе следующие мероприятия:

• Снижение затрат за счет равномерного распределения нагрузок на автомобили (через онлайн-сервисы можно перераспределять заказы). В результате будут выравнены расходы на техническое обслуживание, так как у транспортных средств станут примерно одинаковыми пробеги.
• Увеличение полезного пробега и снижение холостого. Если авто ездит между точками пустым, то это означает, что не оптимизирован маршрут. В этом случае возрастают операционные издержки. Необходимо спланировать маршрут с учетом текущих заявок и загруженности дорог. Результатом станет сокращение простоев и затрат на техобслуживание.
• Исключение нецелевого использования автопарка. Для контроля расхода топлива достаточно установить высокопроизводительные датчики.
• Подключение сервиса по мониторингу штрафов. Позволяет оплачивать долг со скидкой, формировать отчеты по сотрудникам и использовать эти сведения при проведении разъяснительной работы.

Перечень мероприятий не является исчерпывающим. На практике формирование направлений оптимизации зависит от сферы деятельности юридического лица и цели содержания собственного автопарка.

Как оценить успешность автоматизации в управлении автопарком

Критериями успешности внедрения автоматизированной системы управления автопарком могут выступать:

1. увеличение срока службы автомобилей (своевременное реагирование на поломки и дефекты);
2. повышение безопасности (за счет фиксации превышения скорости, агрессивных маневров);
3. увеличение эффективности работы водителя (за счет определения холостого хода, резкого торможения и т.д.);
4. сокращение незапланированных простоев из-за поломок;
5. предотвращение несанкционированного использования топлива или его хищения;
6. уменьшение сверхурочных работ сотрудников;
7. снижение перерасхода топлива.

Перспективы и тренды в автоматизации управления автопарком

Системы управления автопарком постоянно совершенствуются. В перспективе практически каждая из таких программ будет укомплектована следующими опциями:

1. цифровой помощник (предоставление рекомендаций по оптимизации транспортных расходов и рациональному планированию);
2. удаленная система помощи водителям (дистанционный контроль над действиями и состоянием работника);
3. автоматизированный документооборот (заполнение путевых листов, журналов и прочей документации).