Как выбрать правильное программное обеспечение для флит-менеджмента

Ключевые критерии при выборе ПО

Все системы управления автопарком используют современные технологии для сбора сведений о диагностических характеристиках автомобилей и обмена данными, а также для оповещения о потенциально возможных рисках.

С помощью правильно выбранного программного обеспечения можно обеспечить слежение и запись за авто в режиме реального времени, а также формирование качественных отчетов для принятия обоснованных управленческих решений.

К основным критериям выбора программного обеспечения для системы fleet management можно отнести:

1. Функционал. Эффективная система управления автопарком упрощает рутинные процессы, поскольку:

1. позволяет создавать путеводные листы (по одному или пакетно);
2. умеет формировать оптимальные маршруты передвижения и отслеживать их соблюдение водителями;
3. успешно обрабатывает заявки (выбирает авто, которые ближе всего находятся к заданной точке);
4. контролирует расчеты с заказчиками услуг;
5. оценивает и мониторит техническое состояние транспортных средств (оповещает о поломках, неэффективном использовании топлива, о приближающемся техническом обслуживании и т.д.);
6. отслеживает эффективность и стиль вождения водителей, дает рекомендации по системе мотивации, например, о необходимости поощрения или наказания;
7. следит за отведенным бюджетом;
8. создает автоматические отчеты о характеристиках автомобиля;
9.  интегрируется с топливными картами для управления расходами на топливо и т.д.

2. Интеграцию с бухгалтерскими программами, например, «1С». Необходимо для снижения нагрузки по ведению документации (часть документов формируется в автоматическом режиме).

3. Наличие мобильного приложения. Необходимо для получения актуальной информации об авто и решения возникших проблем из любой точки мира.

Типы программного обеспечения для флит-менеджмента

На рынке представлены разнообразные типы ПО для флит-менеджмента, рассмотрим самые востребованные:

• Agile Fleet. Это программное обеспечение для компаний с большим автопарком. Позволяет отказаться от бумажных процессов и предлагает онлайн-бронирование транспортных средств.
• Samsara. Это облачное решение для автопарка, отличающееся эффективностью и широким функционалом.
• IntelliShift. Это облачное решение с широким функционалом: управление драйверами, расходом топлива, техническим обслуживанием, аналитика и т.д.
• ClearPathGPS. Хорошая программа для отслеживания транспортных средств и их диагностических характеристик.

Взаимодействие ПО с существующими бизнес-процессами: интеграция и согласованность

Современные системы управления флит-менеджментом хорошо интегрируются с корпоративными системами, такими как «1С: Предприятие», «1С: Бухгалтерия», «1С: Управление автотранспортом» и т.д.

Благодаря интеграции и согласованности достигаются следующие преимущества:

1. получение открытых данных для анализа и оценки эффективности управления автопарком;
2. минимизация трудозатрат на выполнение рутинных операций, например, подготовку отчетов или формирование путевых листов;
3. обеспечение достоверности данных;
4. автоматический расчет эффективности перевозок;
5. уменьшение простоя авто (за счет оперативного мониторинга загруженности каждой единицы ТС);
6. увеличение доходности перевозок;
7. исключение нецелевого использования авто, например, в личных целях;
8. повышение эффективности работы всех заинтересованных лиц: диспетчеров, водителей, механиков, менеджеров, логистов и т.д.

Расходы на внедрение и обслуживание ПО для флит-менеджмента

Компаниям с большим автопарком нужны эффективные системы управления, которые смогут обеспечить бесперебойную работу транспортных средств, оптимизировать затраты на их обслуживание. Отсутствие таких решений тормозит развитие бизнеса, так как решение вопросов экономного расходования топлива, бережного управления ТС и качественного обслуживания машин отодвигается на второй план.

Стоимость услуг по администрированию автопарка рассчитывается индивидуально. На цену влияют следующие факторы:

1. количество единиц транспортных средств;
2. выбранный функционал (чем больше функций запрашивается, тем выше плата);
3. потребность в интеграции с корпоративными системами;
4. установка мобильного приложения;
5. необходимость выявления проблемных зон и параллельных процессов и другие.

Удобство использования и пользовательский опыт: оценка интерфейса и функциональности

Исследование компании «C.J. Driscoll & Associates» показало высокий интерес к системам управления автопарком. Сервисы используются 70% компаниями с большим автопарком, и эта цифра постоянно растет.

Среди доводов в пользу удобства использования можно привести следующие:

1. получение полноценных аналитических отчетов из одного источника (не нужно дублировать сведения и вести дополнительный учет);
2. автоматизацию процессов (формирование отчетов, путевых листов, заполнение журналов и т.д.);
3. мониторинг за транспортными средствами и их техническими показателями в режиме онлайн;
4. возможность использования мобильного приложения.

Интерфейс программ является простым и интуитивно понятным. Разработчиками предоставляется техническая и консультационная поддержка, а в ряде случаев и обучение водителей.

По прогнозам на ближайшие 5-7 лет программы управления корпоративным автопарком будут установлены в более треть компаний с небольшим автопарком (до 10 единиц).