Акт приема-передачи топливных карт

Содержание

Акт приема-передачи топливных карт

Порядок оформления

Заполнение акта

Основная часть

Стоимость

Учет карт

Топливные карты для юридических лиц помогают экономить финансы организации, контролировать потребление топлива каждым сотрудником. Но как обеспечить передачу карты работнику? Можно просто передать в руки, зафиксировать номер в таблицу, создать специальный журнал. 

Но все эти способы не очень эффективны или не несут юридической силы. Как доказать при потере, что карту выдали конкретному сотруднику? Как отчитаться перед налоговой? 

Оптимальным инструментом, который устанавливает контроль, служит акт. В нем фиксируют сам факт передачи топливных карт водителю, а также указывают закрепленного сотрудника. 

В каких случаях можно применять акт приема-передачи топливной карты, какую информацию он должен содержать, как правильно оформлять документ, разберемся на примере.

Порядок оформления

Акт на передачу представляет собой внутренний документ, который позволяет контролировать факт передачи топливной карты водителю, от поставщика в компанию. При этом по акту передачи топливных карт проводят документальное оформление факта расхода топлива.

Образец: 

Структура документа при поступлении карт (получении от поставщика), передаче на время командировки или при поступлении на работу водителя и в других случаях приблизительно одинаковая. Главное — указать, от кого и кому передают карту, проставить дату оформления и срок действия акта приема-передачи топливных карт. 

Это можно оформить следующим образом:

1. Заключить трудовой договор (ТД), где необходимо прописать все условия использования карты. Также можно составить приложение к договору.

2. Составить акт приемки (передачи) топливной карты.

3. Учитывать данные по путевым листам.

4. Проводить приход топлива и списание ГСМ по каждой карточке.

При таком оформлении решать спорные моменты и отвечать на неприятные вопросы сотрудников налоговой инспекции не придется. 

Заполнение акта 

Основой для реализации юридических правоотношений становится топливная карта. 

Образец: 

Чтобы произошла передача топливной карты водителю, нужно указать:

1. данные организации;

2. дату и место выдачи;

3. данные принимающей стороны;

4. количество карт, их номер, баланс, передачу PIN-кодов; 

5. прочие сведения, которые стороны сочли нужным указать.

Документ составляют в двух экземплярах. 

Если необходимо передать карты не одному сотруднику, а нескольким, то возможно составление одного акта приема-передачи топливных карт. В данном случае либо работников вписывают по одному, либо составляют перечисление с указанием данных сотрудников и номеров карт.

Образец: 

Основная часть

Четкой структуры для составления акта на передачу топливных карт нет. Каждая организация разрабатывает свой формат, который отражает те стороны правоотношений, что необходимы в данный момент. 

Однако есть перечень минимальной информации:

1. Данные юрлица, которое передает карту: название и представитель. Это лицо, от имени которого заключен договор на поставку горючего. Чаще указывают генерального директора.

2. Документы, по которым происходит передача топливной карты водителю. Например, в обществе с ограниченной ответственностью это устав компании.

Образец:

Цель составления — прием, передача, возврат. Для каждой операции составляют отдельный акт передачи топливной карты. Не рекомендуется отражать несколько операций в одном документе.

1. Информация о карте — тип, название, номер, сумма на счете. При возврате карты желательно указать причину. Например, это может быть непригодность карты, расторжение ТД с сотрудником и прочее.

2. Данные о водителе, которому передают карту. Достаточно указать только Ф. И. О., но в крупных транспортных компаниях можно добавить дополнительную информацию, чтобы исключить путаницу. Например, дату рождения, номер ТД. 

Образец: 

1. Количество экземпляров документа. Стандартно их два. 

Также обязательна дата выдачи. При необходимости вписывают регистрационный номер.

Внизу расположены графы под подпись лиц, которые выдают и получают карту. Если есть ответственный работник, то подпись ставит он.

Стоимость

Особенность этой карты в том, что она служит только средством для получения ГСМ. Поэтому ее выдают бесплатно. Но в организации могут быть прописаны другие условия, которые и указывают в акте на передачу топливных карт:

1. С возвратом. Карту передают водителю за определенную сумму, на которую оформляется проводка в бухгалтерии. Возврат денежных средств на счет сотрудника производится после возвращения карты. При этом движения денежных средств на счетах компании не происходит, согласно ст. 250 НК РФ. Средства «замораживаются».

2. Покупка. Стоимость карты списывается со счета сотрудника. Ее считают производственной затратой. 

При этом данный факт прописывают в акте передачи топливных карт, так как выдача происходит по взаимному согласию сторон.

Учет карт

Акты приема-передачи помогают оформить сам процесс выдачи или возврата. Но для систематизации данных потребуется журнал учета.

Образец: 

В него нужно вносить такие данные:

1. номер карты;

2. дата выдачи;

3. имя ответственного лица, которое отвечает за выдачу;

4. имя сотрудника, который получает карту;

5. номер акта передачи топливных карт.

Это позволит отслеживать информацию, проводить сверку и исключить потерю карт.

Думаете, что оформление актов — это еще одна бумажная волокита? Нет. Ведение документации позволит систематизировать процесс обращения с картами и упростит формирование отчетов. А контроль сотрудников будет более легким и всеобъемлющим.

Скачать пример файла-образца: akt_priyema_peredachi_karty_sotrudniku_obrazets_dlya_zapolneniya.doc