Учет ГСМ в 1С: пошаговая инструкция и советы

Содержание

Учет ГСМ в «1С»: пошаговая инструкция

Отражение расходов на заправку машин

Учет ГСМ в редакции 3.0 программы «1С»

Учет горючего при закупке через подотчетных лиц

Учет ГСМ по топливным картам

Учет ГСМ при закупке по талонам

Упрощение отражения операций с нефтепродуктами в «1С:Бухгалтерия»

Применение «Путевого листа» на примерах

Пример 1

Пример 2

Учет ГСМ в «1С»: пошаговая инструкция

Сегодня предприятиям и предпринимателям сложно обходиться без использования в служебных целях транспортных средств. При этом неважно, числятся машины на балансе, арендованы или оформлены в лизинг: приходится покупать нефтепродукты. Оплату за заправку транспортных средств производят наличными или безналичным способом: по топливным картам, талонам. Чтобы отслеживать траты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), важно правильно оформлять в учете операции покупки и списания топлива.

Отражение расходов на заправку машин

Любые разновидности ГСМ, как и все материально-производственные запасы организации, учитывают по фактической себестоимости (ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Учет поступления и списания нефтепродуктов по плану счетов бухучета проводят на счете 10 «Материалы» и отдельных субсчетах. 

Основные сведения по постановлению № 78 от 28.11.1997 Госкомстата России отражают в путевом листе. Для автотранспортных предприятий требования обязательны к применению, а вот для остальных компаний допускается разработка собственной формы листа или доработка существующих. 

Основные сведения — километраж, который прошло авто, количество топлива (которое поступило и которое израсходовали), стоимость горючего.

Обязательное условие, чтобы в бланке были такие данные:

• номер и наименование документа;

• срок действия;

• сведения о владельце и водителе ТС;

• информация о транспорте (тип, госномер, показания спидометра).

Расходы на горючее должны быть экономически обоснованы, подтверждаться документацией и проводиться в рамках деятельности, цель которой заключается в получении дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

Устанавливать нормы расхода могут на предприятиях самостоятельно, достаточно только утверждения их приказом руководства. Можно использовать нормативы из инструкции к транспортному средству, воспользоваться распоряжением № АМ-23-р от 14.03.2008 Минтранса России.

Бухгалтер списывает стоимость горючего в расходы, которые относятся к обычным видам деятельности, и включает их в состав прочих при расчете налога на прибыль.

Учет ГСМ в редакции 3.0 программы «1С»

Покупка горючего возможна по кассе за наличные и по безналичному расчету. При выборе второго варианта поставка ГСМ происходит централизованно после заключения договора, а поставщик передает топливные карты и талоны по накладной после поступления денег на счет. 

Учет горючего при закупке через подотчетных лиц

При покупке нефтепродуктов за наличные в «1С» используют «Авансовый отчет» в меню «Банк и Касса». Для этого сначала водителю выдают деньги из кассы. После заправки за наличные нужно будет приложить кассовые чеки с АЗС к «Авансовому отчету». Принять НДС к вычету по ним не получится (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

После этого в номенклатуре нужно выбрать вид нефтепродуктов, например, бензин АИ-92, и заполнить количество литров и цену приобретения. Проводки при оприходовании ГСМ будут такими: Дт 10.3 — Кт 71.01.

Учет ГСМ по топливным картам

Карты с чипом водители используют для расчета за горючее и услуги на заправке. Пластик часто предоставляют бесплатно, затем его возвращают поставщику. Стоимость топливной карты, за которую взимается плата, отражают через «Покупки» и «Поступление».

На карте есть такая информация:

• наименования и количество литров топлива;

• доступные услуги на АЗС;

• лимиты средств на горючее и услуги. 

У организации может быть неограниченное количество карт, которые закрепляют за водителем или транспортным средством. 

Топливные карты от компании «ППР» помогут выгодно заправлять машины вашей компании. Есть вычет НДС. На территории России доступно 18 000 АЗС и 800 АГЗС. Заключить договор можно на оплату топлива и дополнительные услуги: мойку, техобслуживание, ремонт, шиномонтаж, ОСАГО. По указанным категориям есть полный пакет документации. 

Операции с топливной картой легко проводить в личном кабинете. В нем можно:

• отследить расход горючего у каждого водителя;

• установить лимиты по операциям;

• заблокировать, если необходимо.

При закупке горючего по топливной карте для внесения операции в «1С: Бухгалтерия» предназначен документ «Поступление». Счет-фактуру регистрируют, а НДС принимают к вычету. Движение пластика оформляют через «Передачу материалов в эксплуатацию», а списывают топливо по требованию-накладной.

Учет ГСМ при закупке по талонам

Отражение операций с талонами на горючее происходит двумя способами в зависимости от времени смены права собственности на топливо:

1. Когда происходит передача талонов. При этом варианте поставщик предоставляет документацию на горючее (счет-фактуру, накладную), а в договоре указывают, что нефтепродукты находятся на ответхранении у продавца до заправки. Приход и расход бланков заносят в книгу учета. Покупку горючего проводят в учете через операцию «Поступление», а заправку в баки — через «Перемещение товаров». 

2. Во время заправки. При выборе этого варианта учет происходит на счете 50.03 «Денежные документы». Для оформления прихода проводят передачу талонов водителям через проводку «Поступление», а также «Выдачу денежных документов». 

Списание ГСМ в обоих случаях происходит по требованию-накладной.

Упрощение отражения операций с нефтепродуктами в «1С:Бухгалтерия»

В редакции 3.0 добавлена функция «Учет по путевым листам». В формировании проводок счет 10.03 «Топливо» теперь не участвует, так как стал группой. Бухгалтеры теперь пользуются субсчетами 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке», где при активации функции «Путевые листы» (ПЛ) ведется учет нефтепродуктов по каждому ТС. Приход горючего по карте отражают по дебету этих счетов, а расходные операции — по кредиту. 

В прежних редакциях для путевых листов не было предусмотрено печатной формы. Активация новой возможности происходит в разделе Главное — Настройки — Функциональность. На закладке «Запасы» нужно включить настройку: поставить галочку.

В 8 версии программы бланк заполняют на каждую машину. Он служит подтверждением трат на ГСМ для расчета налога на прибыль. В ПЛ заполняют количество горючего, заправленного на АЗС по карте и истраченного в поездке. Заполнение ПЛ не только подтверждает производственный характер расходов, но и фиксирует пройденное автомобилем расстояние. 

Документ позволяет отражать покупку горючего по кассовым чекам и топливным картам, а также вести учет остатков в баке. Этот функционал могут применять в компаниях, где пользуются легковыми машинами для служебных целей, но не автотранспортные предприятия.

Применение «Путевого листа» на примерах

Бухгалтерский учет горючего будет легче понять на примерах с условными ценами. Для упрощения отражения операций между бухгалтерским и налоговым учетом в рассматриваемых ситуациях разниц не возникает. В первом варианте приведены операции при покупке горючего за наличные.

Пример 1

Компания ООО «Фаворит» с ОСНО и уплачивающая НДС для служебных поездок использует автомобиль BMW. Эта машина числится на балансе организации. По заявлению водителя, 01.10.2022 из кассы компании для заправки бензином выдали 4 000,00 рублей. Авансовый отчет сотрудник предоставил бухгалтеру 13.10.2022. К документу он приложил заполненный ПЛ с кассовым чеком, по которому в бак BMW залили 70 литров бензина АИ-95 на сумму 3 500,00 рублей. НДС в чеке отдельной строкой не выделен. В поездке водитель израсходовал 60 литров горючего, а 14.10.2022 вернул в кассу остаток неиспользованных средств в сумме 500,00 рублей. 

Получение денег из кассы отражено через «Выдачу наличных». После записи операции сформированы проводки:

Дт 71.01 Кт 50.01 — 4 000 рублей — выдали деньги из кассы.

«Внесение остатка» оформили через «Поступление наличных» с формированием проводки:

Дт 50.01 Кт 71.01— 500 рублей — провели возврат денег в кассу.

Покупка и списание ГСМ отражена в ПЛ, в котором заполнили обязательные реквизиты:

• дату составления;

• наименование транспортного средства;

• фамилию водителя;

• показатели по расходу горючего для автомобиля;

• счет и аналитику затрат: по умолчанию — «Содержание служебного автотранспорта» и «Прочие расходы».

На вкладке «Топливо» в поле «Документ» необходимо выбрать «Кассовый чек», заполнить его реквизиты, внести данные по горючему (сколько залили, стоимость и сумму оплаты). Далее заполняют закладку «Маршрут». Здесь нужно указать начальный и конечный пункт, дату поездки и показания спидометра в начале пути и после прибытия. 

После оформления данных в нижней части ПЛ выводят остаток литров горючего в баке. Это количество топлива автоматически переходит в следующий документ. 

После проведения ПЛ сформированы записи:

Дт 10.03.2 Кт 71.01 — 3 500 рублей — приобретение 70 литров горючего.

Дт 26 Кт 10.03.2 — 60 литров — количество истраченного бензина. 

Стоит учесть, что покупают горючее в течение месяца. А значит, водитель может воспользоваться талонами, наличными. При этом стоимость может измениться. Поэтому нужна корректировка цены горючего при расчете налога на прибыль. Для этого формируется «Корректировка стоимости номенклатуры» и «Закрытие месяца». 

В расходах стоимость списания бензина отражается на счете 31.10.22 с формированием проводок:

Дт 26 Кт 10.03.2 — 3 000 рублей — расход 60 литров бензина.
Количество литров горючего по счету 10.03.2 в проводке не отражается.

Пример 2

Компания ООО «Альтаир», у которой на балансе числится авто Audi, подписала договор оплаты ГСМ топливной картой. На машине ездят сотрудники управления компании. Расчет производят на терминалах АЗС при непосредственной заправке через топливораздаточные колонки. Бухгалтер компании ведет учет в программе редакции 3.0.

В договоре прописано:

• покупка топливной карты, но бесплатное обслуживание;

• топливо переходит в собственность непосредственно при заправке автомобиля на АЗС;

• стоимость горючего по топливной карте определяют на дату внесения предоплаты;

• документацию предоставляют после окончания месяца.

14.02.2020 бухгалтерия ООО «Альтаир» произвела 100% предоплату с расчетного счета в сумме 10 000,00 рублей за 200 литров бензина по цене 50,00 рублей, включая НДС 20%.

По данным в путевых листах, по карте в сентябре заправили 100 литров АИ-98, а израсходовали 90 литров. Комплект документов предоставили 29.02.2020 за февраль на 100 литров бензина на сумму 5 000 рублей (включая НДС 20%).

Плату за карту бухгалтер оформил «Списанием с расчетного счета». Проводка:

Дт 60.02 Кт 51 — 10 000 рублей — предоплата.

Фактическая стоимость горючего по договору поставки по топливной карте формируется в конце отчетного периода: после поступления комплекта документов от поставщика. 

При такой покупке ГСМ в табличной части ПЛ на закладке «Топливо» выбирают «Топливную карту», указывают ее реквизиты и объем бензина, который залили в бак. Заполнение стоимости и суммы недоступно. Информацию о маршруте в табличную часть вносят аналогично (как в примере выше).

В этом случае проводки формируют только по количеству. Учет ведут без сумм.

Дт 10.03.2 Кт 76.15 — 100 литров — заправили по карте.

Дт 26 Кт 10.03.2 — 90 литров — истратили топлива.

Расчетные документы по договору на карту поставщик передает покупателю в конце месяца. 

Приход нефтепродуктов по карте отражают через «Поступление» (акт, накладная). Особенность документа заключается в «привязке» ГСМ и транспортного средства.

При этом формируют записи:

Дт 60.01 Кт 60.02 — 5 000 рублей — аванс.

Дт 10.03.2 Кт 60.01 — 4 166,67 рубля — сумма горючего, залитого в бак, без НДС.

Дт 76.15 Кт 60.01 — 100 литров — заправленное топливо.

Дт 19.03 Кт 60.01 — на 833,33 рубля — отразили НДС по топливу.

Стоимость горючего при заправке по карте списывают в расходы 29.02.2020 при корректировке стоимости номенклатуры:

Дт 26 Кт 10.03.2 — 3 750 рублей — списали горючее в расходы.

При этом учет по счету 10.03.2 при расчете топливными картами ведут без количественных данных.