Личный кабинет
Организация командировки всегда доставляет немало хлопот — от соблюдения правил оформления документов до строгого учета расходов. Ведь если не учесть все нюансы, нарушение может обнаружить трудовой инспектор или налоговая, за что последует штраф. Задача усложняется, когда командировка для генерального директора, а не для рядового сотрудника. Как оформить рабочую поездку руководителя и провести ее по документам? Расскажем! Бонусом узнайте, как контролировать расходы с точностью до 1 рубля без лишней бумажной волокиты.
Командировка — что необходимо сделать до отъезда руководителя
Руководитель — такой же сотрудник, как и любые другие в штате компании. Несмотря на это, командировка проходит с некоторыми нюансами. Ну хотя бы тот факт, что для руководителя норма, что он сам себе оформляет и подписывает документы перед отпуском. Об этом праве гласит письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11.03.2009.
Командировка сопровождается оформлением приказа на поездку. Здесь два варианта — использовать унифицированную форму Т-9 или документ, который ранее приняли в организации для этих целей. Приказ фиксируют в журнале регистрации.
Задача руководителя — самостоятельно составить служебную записку и подписать ее. Поэтому на документе две подписи и обе от гендиректора. Одна подтверждает постановку задания, а вторая — ознакомление с ним.
Служебную записку руководителя составляют по форме Т-10а. В ней указывают для кого командировка и размер аванса. Выданную сумму определяют с учетом всех затрат:
- цена билетов на основной транспорт — самолет, поезд;
- стоимость трансфера — например, такси до вокзала или аэропорта;
- суточные — командировка также требует денег на дополнительные расходы, связанные с пребыванием в другом городе или стране;
- аренда жилья — квартира, номер в отеле для руководителя;
- представительские расходы — ужины, бизнес-ланч с партнерами, услуги переводчика.
Командировка для руководителя иногда оплачивается со счета компании. В таком случае в аванс эту сумму не включают. Чтобы выделить средства на представительские расходы для руководителя, издают отдельный приказ.
Помимо самой поездки, остается решить, к кому перейдут обязанности руководителя. Для этого директор составляет доверенность (можно в свободной форме), заверяет подписью и печатью. Важно прописать данные работника, выполняющего временно обязанности, перечень полномочий, дату составления документа и срок его истечения. Если задачи, которые придется выполнять, входят в должностные обязанности, размер оплаты труда не указывают.
В качестве доверенного лица можно выбрать одного из работников компании. Это может быть кто угодно, но чаще всего временно исполняет обязанности гендиректора заместитель руководителя, соучредитель или даже бухгалтер. Обязательно нужно получить согласие этого сотрудника в письменном формате.
Одновременно можно выбрать несколько доверенных лиц, чтобы не столкнуться с тем, что некому выполнить обязанности. Случиться может всякое, например, сотрудник заболеет или уйдет в отпуск за свой счет по личным причинам. Тогда получится, что руководителя некому будет заменить.
По форме Т-10 оформляют командировочное удостоверение. Документ не только подтверждает факт отъезда, но также цель и продолжительность поездки. Удостоверение на имя генерального директора содержит его личные данные, отметку о приезде в пункт назначения и о возвращении обратно.
Командировка подразумевает и ряд организационных вопросов:
- бронирование жилья — удобно использовать варианты с бесплатной отменой брони, чтобы не терять деньги, если командировка не состоится;
- покупка билетов — здесь тоже не будет лишним позаботиться о возможности возврата/обмена;
- бронирование автомобиля — машина для руководителя, на случай, если нужно ездить по филиалам;
- оформление визы — если командировка за пределами страны, где документ обязательный — при передаче полномочий на оформление другому сотруднику также оформляется доверенность.
Отправить гендиректора с рабочим заданием немного проще, если он обычный сотрудник, а не владелец компании.
Как оформить командировку для гендиректора, который является учредителем
В таком случае перечень оформляемых документов несколько меняется. И зависит это от отношений компании с учредителем, потому что командировка возможна только для сотрудников компании. Проверьте, заключали ли трудовой договор с учредителем. Если да — все отлично, воспользуйтесь первой инструкцией, и командировка оформляется на раз-два.
Если нет, рассмотрим несколько вариантов отправки гендиректора по совместительству учредителя:
- Заключение срочного трудового договора — оформляйте руководителя в штат. Тогда командировка директора оформляется по общепринятым правилам для всех сотрудников. Ради экономии можно выбрать минимальный оклад, но не ниже МРОТ. В трудовом договоре указывайте должностные обязанности, связанные с теми, которые предстоит выполнять во время отъезда.
- Заключение гражданско-правового договора, каждый раз, когда предстоит командировка — пропишите в документе задачи и цель поездки.
- Отправка учредителя без договора — актуально в случае крупных и важных сделок, которые обоснуют присутствие заинтересованного лица, то есть владельца компании. Несмотря на отсутствие документа, организация командировки будет оправдана, и со стороны контролирующих органов вопросов не возникнет.
Использование вышеперечисленных способов позволит списать расходы без удержания НДФЛ и одновременно получить вычет по НДС.
Командировка — что сделать после нее
По возвращении сотрудник отчитывается обо всех своих расходах. Правило актуально и для руководителя. Для этого немаловажно сохранить все документы, подтверждающие расходы. К ним относят:
- фискальные чеки и квитанции на покупку топлива, оплату бизнес-ланча, номера в отеле, каршеринга, такси;
- договор аренды квартиры для руководителя, помещения для проведения заседаний;
- счет-фактуру за проживание в гостинице;
- посадочный талон на самолет;
- расписки, накладные.
Так можно подтвердить все затраты гендиректора с высокой точностью и отличиться перед бухгалтерией.
Помимо предоставления расходных документов, директор заполняет авансовый отчет. В нем прописывает выданную сумму и все расходы. К отчету прикладывает документы, на оборотной части которых пишет, например, «счет-фактура» или «квитанция».
Важно отнести отчет, командировочное удостоверение и расчетные документы в бухгалтерию в течение трех дней. После того как бухгалтер организации сделает перерасчет для руководителя, ему могут возместить сумму, которую он оплачивал из своих денег. Да, такое тоже бывает, что командировка обходится дороже, чем выданный аванс. А чтобы подтвердить перерасход, также предоставляют чеки, квитанции, счет-фактуры.
На практике часто встречается убеждение, что для руководителя не обязательно строго отчитываться за командировочные расходы. Но это не так, как и любой другой сотрудник, он предоставляет расходные документы и заполняет авансовый отчет.
Единственное, за что не нужно отчитываться — за суточные. Это сумма, которая начисляется для руководителя, чтобы он ее потратил для передвижения по месту, питания и прочих личных нужд. Суточные начисляются за каждый день пребывания в отъезде с момента составления приказа и до приезда. В качестве ориентировочной цифры при расчете используют минимальную необлагаемую сумму в 700 р., если речь о поездке по России.
Иногда предоставление точного отчета по расходам усложняется, чаще всего из-за утери каких-то документов. Предположим, что потерялся чек на оплату горючего или такси. Тогда для расчета используют минимальную возможную стоимость товара/услуги.
Командировка — как упростить оформление
Отправить сотрудника в другой город с заданием — это всегда сложно, а для руководителя любая командировка вызывает множество вопросов. Одновременно приходится учитывать много нюансов — от бронирования гостиницы до заполнения авансового отчета, включая прочую бумажную волокиту. Как оформить командировку с минимумом хлопот и возможно ли это в принципе?
Организация командировок доставит меньше хлопот, если использовать сервис от ППР. Искать и покупать билеты можно в одном месте, платить с одного счета и в то же время контролировать расходы. Так любая командировка будет не в тягость.
У нас есть решения для большинства проблем, которые могут возникнуть при отправке руководителя в рабочую поездку. Например, если у вас:
- сложности с поиском билета и гостиничного номера на разных площадках или боитесь переплатить турагентствам — оформляйте бронь в одном окне по выгодным тарифам;
- трудности при ведении учета расходов — оплачивайте с единого счета ППР и ведите строгий учет всех платежей;
- нет желания потратить кучу времени на заполнение авансового отчета — воспользуйтесь автоматической загрузкой данных в 1С;
- множество вопросов без ответа — обращайтесь в нашу техподдержку 24/7.
Начать работать с сервисом можно в любой момент. Чтобы стать клиентом, оставьте заявку на сайте, а если вы давно работаете с ППР, просто позвоните по телефону — 8 800 5555 200. Персональный менеджер подключит вас к сервису, чтобы в будущем организация командировки не отбирала много времени и сил. Обращайтесь в любое время, мы всегда рады прийти на помощь.
Командировка без хлопот и контроль расходов до последней копейки с ППР!
